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SECRETARÍA GENERAL

Petición con fecha de publicacion 2022-09-22


Asunto:

Portal

Buen día, Amablemente me permito presentar el siguiente caso del aplicativo de gestión de documentos (Comuniaciones Oficiales / Memorandos); lo anterior para solicitar mas que una sugerencia, una solución de fondo al proceso con el cual este se maneja para el envio de la correspondencia interna:

Es bien sabido que para enviar un memorando o reenviar correspondencia, se debe tener conocimiento exacto de la dependencia a la cual pertenece la persona a la que va dirigida la información y posterior a la elección de la misma en el aplicativo, se digita el nombre de la persona y paso seguido se selecciona; el asunto es que si bien alguien no sabe a que dependencia pertenece la persona, la información no llega al destinatario correcto.

Por ejemplo: Si yo no se que Viviana Andrea Cardona Marín pertenece a la maestria de ingenieria electrica y solo se que es de ingenieria electrica y selecciono programa de ingenieria electrica y digito el nombre y le doy enviar, la información no llega a Viviana.

Porque no mas bien actualizar el aplicativo para que se digite sea el nombre y el sistema automaticamente arrastre de sus bases de datos la dependencia real a la cual pertenece la persona, o si bien arrastra automaticamente la dependencia, este no sea un condicionamiento para que llegue o no la información; independientemente de la dependencia, si se dirige un memorando o correspondencia a una persona especifica deberia llegar a esta cuando se digita el nombre.

Agradezco su amable atención al caso y quedo en espera de una pronta respuesta positiva en pro de la mejora de los procesos internos de la institución.


Respuesta con fecha de publicacion 2022-10-04


01-112-221

Pereira, 04 de octubre de 2022.

Señora

VIVIANA ANDREA CARDONA MARÍN

viancardona@utp.edu.co

La Universidad

 

ASUNTO: Su Derecho de Petición DP-291-2022.

 

Reciba un cordial saludo,

Con el fin de atender su derecho de petición, se le solicitó a Gestión de Tecnologías Informáticas y Sistemas de Información, revisara el caso por usted planteado; la ingeniera Diana Patricia Jurado, jefe de dicha dependencia, adelantó las gestiones pertinentes informando lo siguiente:

“Una vez revisado el software de Gestión de Documentos y realizado varias pruebas de envío de correspondencia donde la persona no pertenece a la dependencia seleccionada, le informo que ésta llegó a su destinatario al correo electrónico y al jefe de la dependencia seleccionada a la bandeja de entrada del aplicativo. Por consiguiente, es necesario conocer cuál fue el caso concreto para poder revisar:

1. Que el destinatario tenga correo electrónico UTP

2. Recordar que los memorandos son internos 

3. Que el correo electrónico del destinatario se encuentre en la base de datos Teniendo en cuenta que todas las pruebas fueron exitosas, por ahora no se le hará ajustes al aplicativo.

Si lo estima conveniente puede comunicarse con el Ingeniero José Andrés Serna Aguirre al correo jasa@utp.edu.co, para hacer seguimiento a su caso y revisar qué fue lo que sucedió”

Atentamente,

 

Secretaria General

Universidad Tecnológica de Pereira

 

 


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